Website koppelen aan boekhouding: plugin of maatwerk?

Een website koppelen aan boekhouding betekent dat orders, klanten en facturen vanzelf in je boekhoudpakket terechtkomen, zonder dat je ze overtypt. Dat scheelt tijd en voorkomt fouten. Het loont vooral als je vaak dezelfde gegevens op twee plekken invoert.

Een koppeling is niet altijd nodig. Hieronder lees je wat een koppeling precies doet, wanneer een kant-en-klare plugin volstaat en wanneer maatwerk via de API beter past. We nemen drie bekende pakketten als voorbeeld: Exact Online, Moneybird en SnelStart.

Het korte antwoord

• Een koppeling met je boekhouding loont als je wekelijks meerdere orders of facturen met de hand overzet.
• Een standaard plugin of koppelpakket is de eerste keuze. Maatwerk via de API past als jouw proces afwijkt of als je meer systemen aan elkaar knoopt.
• Wij kunnen zo’n koppeling bouwen. Het valt onder onze maatwerkpakketten (CUSTOM), op offerte.

Wat doet een boekhoudkoppeling eigenlijk?

Een boekhoudkoppeling stuurt gegevens van je website naar je boekhoudpakket, en soms ook terug. Zo’n API (een vaste manier waarop programma’s met elkaar praten) maakt dat mogelijk. Als je een website koppelen aan boekhouding wilt laten doen, draait het om drie soorten gegevens.

Orders en verkoopfacturen. Bij een bestelling in je webshop maakt de koppeling een verkoopfactuur aan in je boekhouding. De bedragen, het btw-tarief en het factuurnummer staan er dan al in. Je hoeft niets meer over te nemen uit een bestelmail.

Klanten. Een nieuwe klant uit je webshop of contactformulier komt als relatie in je boekhouding. Bestaat die klant al, dan hoort de koppeling de bestaande relatie te gebruiken. Anders krijg je dubbele klanten, en dat is een van de lastigste fouten om later op te ruimen.

Betalingen en status. Is een bestelling betaald, dan kan de koppeling de factuur als betaald markeren. Andersom kan je boekhouding laten weten dat een factuur openstaat. Dat is handig, maar het is ook de plek waar het snel ingewikkeld wordt. Spreek daarom vooraf af welk systeem de waarheid bepaalt.

Wanneer loont een koppeling met je boekhouding?

Reken niet met een algemeen bedrag, want dat verschilt per project. Stel jezelf liever vier vragen voordat je een website koppelen aan boekhouding op je lijst zet.

1. Hoe vaak voer je gegevens dubbel in? Doe je dat dagelijks, dan verdient een koppeling zich sneller terug dan bij tien orders per maand.
2. Hoe vaak gaat er iets mis? Verkeerde bedragen, vergeten facturen en dubbele klanten kosten tijd om te herstellen.
3. Wie doet het werk nu? Doet een duur medewerker of jijzelf het in de avond, dan telt dat zwaarder.
4. Verandert je proces vaak? Dan moet de koppeling mee kunnen veranderen.

Heb je een kleine webshop met enkele orders per week? Dan is een handmatige werkwijze met een export vaak goed genoeg. Een koppeling bouwen kost altijd tijd, en onderhoud hoort erbij.

Standaard plugin of maatwerk voor je boekhoudkoppeling?

Dit is de kernkeuze. Beide opties praten uiteindelijk met dezelfde API van je pakket. Het verschil zit in wie de koppeling bouwt en hoe flexibel hij is.

	Standaard plugin of koppelpakket	Maatwerk via de API
Starttijd	Meestal snel ingericht	Langer, want er is bouwwerk
Kosten	Meestal een abonnement of licentie	Eenmalig bouwen, plus onderhoud
Flexibiliteit	Je krijgt wat de maker bedacht	Precies jouw regels
Past bij	Standaardprocessen	Afwijkende processen of meer systemen
Onderhoud	Door de maker, bij updates	Door de bouwer, afgesproken vooraf

Een plugin voor je boekhoudkoppeling

Wil je een website koppelen aan boekhouding met zo weinig mogelijk gedoe? Kies dan een standaardoplossing als je proces gangbaar is: een bestelling wordt een factuur, een klant wordt een relatie. Kijk eerst in het overzicht van koppelingen van je boekhoudpakket. SnelStart noemt op zijn pagina over koppelingen bijvoorbeeld webshopkoppelingen voor onder meer WooCommerce en Shopify. Controleer wel of de plugin jouw btw-situatie, verzendkosten en kortingen goed verwerkt.

Maatwerk voor je boekhoudkoppeling

Maatwerk loont in drie situaties. Eerst als je bestelproces afwijkt, bijvoorbeeld met offertes, maatproducten of facturen per deelbetaling. Daarnaast als je meer dan twee systemen verbindt, zoals webshop, voorraad en boekhouding. Tot slot als een plugin een stuk mist en je daarom toch handwerk overhoudt.

Bij maatwerk bepaal je zelf de regels. Wij bouwen zulke koppelingen op aanvraag. Het valt onder software op maat, en bij een webshop sluit het aan op onze werkwijze voor WooCommerce webshops. We zeggen er eerlijk bij: dit staat in ons aanbod als maatwerk, niet als standaardproduct.

Een boekhoudkoppeling met Exact Online, Moneybird of SnelStart

Alle drie hebben een API waarop je een koppeling kunt bouwen. De details verschillen.

Exact Online

Exact beschrijft zijn REST API met een lijst van beschikbare onderdelen en methodes (opvragen, aanmaken, wijzigen en verwijderen). Bijna alle adressen vragen om een administratienummer, de zogeheten divisie. Zie de referentie van Exact Online. Voor een koppeling moet de gebruiker dus toestemming geven voor de juiste administratie.

Moneybird

Moneybird laat een app op twee manieren toegang krijgen. Met OAuth2 geeft de gebruiker beperkte toegang. Met een persoonlijk API-token koppel je je eigen account, maar Moneybird waarschuwt dat dit token “gaat over je hele bedrijfsaccount”. Lees de uitleg over authenticatie voordat je kiest. Voor je eigen administratie is dat token handig, voor een product voor meerdere klanten niet.

SnelStart

Voor een eigen koppeling met SnelStart vraag je certificering aan. Na een controle van ongeveer 12 dagen kan SnelStart een permanente maatwerk- of productiesleutel geven, aldus SnelStart zelf op de pagina over certificeren. Reken daar dus op in je planning. Welke SnelStart-uitvoeringen toegang tot de API hebben, kun je het best vooraf bij SnelStart navragen.

Wat er in de praktijk misgaat

De meeste problemen zitten niet in de techniek. Ze zitten in afspraken. Denk aan deze punten:

• Btw en grootboekrekeningen. Welke omzetrekening hoort bij welk product? Bepaal dat vooraf met je boekhouder.
• Dubbele klanten. Zoek bestaande relaties op e-mailadres of KvK-nummer.
• Afrondingsverschillen. Een webshop rekent soms anders af dan een boekhouding. Test met echte bedragen.
• Fouten melden. Wat gebeurt er als het pakket even niet bereikbaar is? Een goede koppeling probeert het opnieuw en laat het je weten.
• Wijzigingen bij de leverancier. Een API kan veranderen. Reken op onderhoud, zie ook hosting en onderhoud.

Zo pak je de boekhoudkoppeling aan

Een website koppelen aan boekhouding begin je klein. Begin met één stroom, bijvoorbeeld orders naar verkoopfacturen. Test die met een proefadministratie. Pas daarna klanten en betalingen toe. Zo ontdek je afwijkingen voordat ze echte boekingen raken.

Een vast stappenplan helpt:

1. Beschrijf per gegeven wat er van wie naar wie gaat.
2. Kies plugin of maatwerk op basis van de vier vragen hierboven.
3. Test in een proefadministratie met echte voorbeelden.
4. Zet de koppeling live en controleer de eerste weken.
5. Spreek af wie het onderhoudt.

Vormt een webshop of website de basis? Dan is webdevelopment het startpunt. Wil je alleen weten wat past, dan helpt een kort gesprek.

Conclusie: website koppelen aan boekhouding

Een website koppelen aan boekhouding loont als je vaak gegevens overtypt en als je proces vaststaat. Begin met een kant-en-klare plugin, tenzij je proces afwijkt. Dan is maatwerk via de API de betere keuze. We bouwen dat als maatwerk (CUSTOM, op offerte). Beschrijf je situatie en we zeggen eerlijk of een koppeling de moeite waard is.

Veelgestelde vragen over website koppelen aan boekhouding

Kan elke website een koppeling met je boekhouding krijgen?

Meestal wel, zolang je pakket een API of koppelmogelijkheid heeft. Of het zinvol is, hangt af van hoeveel gegevens je uitwisselt.

Is een plugin voor de boekhoudkoppeling goedkoper dan maatwerk?

Vaak begin je goedkoper met een plugin. Bij een afwijkend proces kan handwerk eromheen die winst opeten. Vraag dus een offerte voor beide.

Moet mijn boekhouder meekijken?

Ja. Grootboekrekeningen, btw-codes en betalingsstatussen zijn zijn domein. Zet hem erbij voordat de bouw begint.

Wat kost een boekhoudkoppeling met Exact Online, Moneybird of SnelStart?

Dat hangt af van wat je wilt uitwisselen. Een vaste prijs noemen we niet vooraf. Bij maatwerk (CUSTOM) krijg je een voorstel op maat. Onze website-pakketten starten vanaf € 1.500 excl. btw, zie de pakketten.

Hebben jullie al koppelingen met deze pakketten gebouwd?

Wij noemen geen koppelingen die we niet kunnen aantonen. We kunnen ze wel bouwen, en we bespreken vooraf wat er bij jouw pakket mogelijk is.